8. Personen/Organisationen verwalten
- Corinna Sinjen
- Johannes Bracht
- Sabine Krönke
"Personen/Organisationen verwalten" ermöglicht Ihnen das Neuanlegen von Personen, Familien, Gruppen und Organisationen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Änderungen und Ergänzungen bei vorhandenen Einträgen vorzunehmen (z.B. Lebensdaten, Adressdaten, Künstlernamen etc.).
Bitte recherchieren Sie zunächst über den Suchbereich, ob die Person/ Institution, die Sie neu anlegen möchten, schon in der der Personen-/ Institutionsverwaltung vorhanden ist. So vermeiden Sie das Anlegen von Dubletten.
Siehe dazu Personen/Organisationen suchen.
Öffnen von Personen/Organisationen verwalten
Zum Öffnen von "Personen/Organisationen verwalten" klicken Sie auf der Registerkarte "Start“ auf den Button "Personen/Organisationen verwalten“ oder wählen Sie in der festen Menüleiste den Menüpunkt "Personen/Organisationen“ aus.
Das Modul öffnet sich auf einer eigenen Registerkarte "Personen/Organisationen".
Aufbau von Personen/Organisationen verwalten
Die Ansicht unterteilt sich in den linken Bereich mit der Registerkarte "Suche" (hier grün gekennzeichnet) und den rechten Arbeitsbereich (hier rot gekennzeichnet).
In der Registerkarte "Suche" werden alle Einträge alphabetisch sortiert aufgelistet. Am Ende der Registerkarte wird die Gesamtzahl der Einträge in der Liste angezeigt.
Über die grünen Pfeile können Sie die Namensliste in 20-er Schritten vor- und zurück blättern.
Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, dann öffnet sich der "Personen/Organisationen"-Eintrag rechts im Arbeitsbereich (Weiteres siehe Datensätze erfassen – Eingabe von Personen/Organisationen/Familien/Gruppen)
In der obersten Zeile wird der Name angezeigt, dahinter in Klammern der Typ des Eintrags (Person, Organisation, Familie, Gruppe). Der Identifikator (ID) wird automatisch beim Neuanlegen eines Eintrags vergeben (z.B. act000123). Einträge mit der ID "200..." stammen aus der zentralen und von digiCULT gepflegten Künstlerdatenbank. Diese Künstlerdatenbank enthält über 7000 Einträge und wird standardmäßig bei digiCULT.web Anwendungen mit kunst-/kulturgeschichtlichen Sammlungsbeständen eingebunden.
Menüleiste
Die Menüleiste enthält die Buttons zum Neuanlegen von Personen, Organisationen, Familien und Gruppen, wie auch zum Abspeichern.
"Neue Person" anlegen
"Neue Organisation" anlegen
"Neue Familie" anlegen (z.B. Künstlerfamilie)
"Neue Gruppe" anlegen (z.B. Künstlergruppe)
"Speichern" des neu angelegten Datensatzes bzw. der Änderungen an einem bereits vorhandenen Eintrag
Recherche nach und Verlinkung auf eine Person/Organisation in der Gemeinsamen Normdatei (GND) der Deutschen Nationalbibliothek.
Die Informationen und Angaben zu einer Person/Organisation finden sich nach Eintrag auf den Registerkarten "Grunddaten", "Adressen/Kontakt", "Anmerkungen", "Relationen", "Objekte", "Urheberrecht" und "externe Zuordnungen".
Eine Übersicht für die richtige Namensansetzung von Personen nach Bibliotheksstandard finden Sie hier: RAK - Ansetzung der Namen von Personen ; RAK - Ansetzung der Namen von Körperschaften
Öffentliche Verfügbarkeit von Einträgen aus der Personen-/Institutionsverwaltung
Generell werden Personen/Organisationen, die Sie über die Objekterfassung oder in Ihrer Personen-/Organisationenverwaltung neu anlegen, nur für Ihre Einrichtung in digiCULT.web angezeigt. So bleibt gewahrt, dass z.B. Schenker, Verkäufer oder Vorbesitzer, die Sie neu anlegen, nur in Ihrer Personen-/Organisationenverwaltung eingetragen sind.
Sie haben aber die Möglichkeit, einen Eintrag aus Ihrer Personen-/Organisationenverwaltung auch "öffentlich verfügbar" zu machen. "Öffentlich" meint in diesem Fall: für andere AnwenderInnen der Datenbankinstanz nutzbar. "Öffentlich verfügbare" Personen/Organisationen werden somit auch in der Personen-/Organisationenverwaltung anderer Museen angezeigt, die auf derselben digiCULT.web Datenbank arbeiten (z.B. https://digicult-web-sh.digicult-verbund.de). Dies bietet sich besonders für regionale oder überregionale Künstler oder bekannte Organisationen (z.B. Verlage, Druckwerkstätten, Herstellerfirmen etc.), Künstlerfamilien und Künstlergruppen an. Die von Ihnen angelegte Person/ Organisation wird dann auch in der Personen-/Organisationenverwaltung der anderen Museen angezeigt.
Diese Funktion bedeutet nicht, dass diese Person unbedingt "öffentllich verfügbar" sein muss, um mit ihr verknüpfte Datensätze in einem Portal zu veröffentlichen.
Möchten Sie eine Person/Organisation öffentlich verfügbar machen, dann setzen Sie in der Menüleiste bei “öffentlich verfügbar” ein Häkchen und speichern die Änderung ab.