Um einen neuen Datensatz für eine Person anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neue Person” in der Menüleiste. Es öffnet sich ein neuer Personendatensatz.
Klicken Sie auf die graue Leiste in der Feldgruppe “Namen”, um die Datenfelder zu öffnen.
Unter “Typ” können Sie die Art des Namens, den Sie erfassen möchten angeben. Dabei stehen Ihnen folgende Typen zur Wahl:
früherer Name
Kurzname
Pseudonym
vollständiger Name
In den darunter befindlichen Felder geben Sie den Vor- und Nachnamen ein.
Der persönliche Name dient der Unterscheidung und Individualisierung von Personendatensätzen. Dies ist insbesondere im Fall von Gleichnamigkeit wichtig. Als Merkmale zur Individualisierung können folgende herangezogen werden:
Lebensjahre/ Wirkungsjahre (ggf. zzgl. Wirkungsort)
Angabe des Berufs/ Tätigkeitsbereiches
Zudem können Titel, eine Zählung und Präfixe getrennt voneinander erfasst werden.
Unter “Zusatz Name” können beispielsweise Berufstitel (Amtstitel, Mandatskürzel) eingetragen werden.
Damit die von Ihnen angelegte Person auch alphabetisch in die Liste einsortiert wird, müssen Sie einmalig den Anzeigenamen generieren. Das erfolgt durch einen Klick auf den Button “Anzeigename generieren”.
Als Rolle haben Sie die Möglichkeit “Bevorzugt” oder “Alternativ” auszuwählen. Bei Neuanlage einer Person ist in der ersten Erfassung eines Namens “Bevorzugt” vorausgewählt. Dies ist dann auch der Name, der in der Liste angezeigt wird.
Erfassen Sie für eine Person einen weiteren Namen, wie z.B. ein Pseudonym, dann wird automatisch “Alternativ” als Rolle ausgewählt, wenn der zuerst eingegebene Name auf “Bevorzugt” gesetzt wurde.
Es muss immer ein Name “bevorzugt” sein.
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