Bei jedem Eingabefeld für eine Person/Institution können alle Einträge der Personen-/Körperschaftsdatenbank in Form einer alphabetisch sortierten Liste aufgerufen werden. Klicken Sie hierfür auf den Dropdown-Button
neben dem Eingabefeld für Person/Institution. Wählen Sie den Namen, den Sie zuordnen möchten, durch Anklicken aus der Liste aus. Alternativ dazu können Sie die ersten Buchstaben des Namens in das Eingabefeld eintragen (Beispiel: „Rohlfs“) und es werden Ihnen gleichlautende Namen aus der Liste angezeigt. Wählen Sie den Namen, den Sie zuordnen möchten durch Anklicken aus der Liste aus und er wird in das Eingabefeld übernommen.
In zwei weiteren Textfeldern können Sie die Platzierung (Wo) und die genaue Wiedergabe des Textes (Was) eintragen. Gegebenenfalls kann auch die Transkription des Textes eingegeben werden.
Mehrfache Angaben zur Signatur sind möglich. Öffnen Sie hierfür einen weiteren Eingabeblock über den Plus-Button
Alle Datenfelder, die Personen und Institutionen betreffen – wie z.B. „Künstler“, „Hersteller“, „Zugang von“, „erworben durch“, „Schätzer“, „Vorbesitzer“, „Verfasser“ etc. – sind mit einer einzigen Personen- und Körperschaftsdatenbank verknüpft. Damit werden Redundanzen vermieden, denn für die Inventarisierung muss eine Person bzw. Institution nur einmal in der Datenbank angelegt werden und steht danach in allen entsprechenden Datenfeldern als Auswahl zur Verfügung.