Die Suchfelder unterscheiden sich je nach Struktur des Datenfeldes, das durchsucht werden soll. Es ist möglich in den verschiedenen Kategorien die Suche einzuschränken bzw. zu erweitern. Beispielsweise bei der Suche über Vokabulareinträge: enthält nicht / Material / 800er Silber. Über diese Suche werden alle Datensätze ausgenommen, in denen das Material "800er Silber" verknüpft ist.
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Folgende Kategorien/Filter stehen in der Erweiterten Suche zur Verfügung:
a) Profil
Über den die Dropdown-Liste “Profil” haben Sie die Möglichkeit Ihr Suchergebnis auf ein Erfassungsprofil/eine Erfassungsmaske einzuschränken oder auch über alle genutzten Profile zu suchen.
Achtung: Die Suche über “alle” Profile liefert im Ergebnis alle für die Einrichtung erfassten Datensätze aus den Bereichen “Objekterfassung” und “Kontextinformation”. Die verfügbare Auswahlliste für den Filter im Suchbereich lässt jedoch nur eine Einschränkung auf die einzelnen Profile/Erfassungsmasken zu, die im jeweiligen Zugriff sind.
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b) Nummer
In diesem Suchfeld können Sie nach "Inventarnummer", "alte Inventarnummer", "weitere Nummer" und weitere Ihnen zur Verfügung stehenden Nummerntypen suchen. Das Suchfeld hat eine voreingestellte beidseitige Trunkierung.
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Wählen Sie zunächst über den Dropdown aus, in welchem Feld Sie suchen möchten. Voreingestellt ist in dieser Auswahl der Typ "Inventarnummer". 
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Im nachstehenden Feld "Nummer suchen" können Sie die gesuchte Zeichenkombination eingeben.
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Sie können nun das Suchergebnis nach Inventarnummern sortieren (s. Kap. Suchergebnis sortieren).
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c) Volltext
Das Suchfeld "Volltext" ermöglicht eine Suche über die verfügbaren Datenfelder (Freitextfelder, Vokabulare, Personen/Organisationen, Bemerkungsfelder). Groß- oder Kleinschreibung wird dabei nicht unterschieden.
Die Suchfunktion "Volltext" eignet sich beispielsweise für eine thematische oder unscharfe Suche. Das unter Umständen große Suchergebnis lässt sich anschließend durch die kombinierte Suche über erweiterte Datenfelder einschränken und spezifizieren.
Voreingestellt ist eine "ODER"-Suche.
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Das Suchfeld "Volltext" hat keine voreingestellte Trunkierung!
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Suchen Sie Objektdatensätze in denen beide Personen erfasst sind, dann wählen Sie die "UND"-Suche.
Zusätzlich stehen mehrere Suchoperatoren zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf einzeln oder kombiniert verwenden können:
"UND"-Suche
Die "UND"-Suche ermöglicht eine Kombination von mehreren Suchbegriffen, um das Suchergebnis vorab einzuschränken bzw. zu spezifizieren. Setzen Sie hierfür das Plus-Zeichen "+" vor die jeweiligen Begriffe, die Sie gemeinsam suchen möchten.
Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: +mercedes +auto
→ Sie erhalten Suchergebnisse zu der Automarke Mercedes Benz.
"OHNE"-Suche
Die "OHNE"-Suche ermöglicht den Ausschluss von bestimmten Begriffen im Suchergebnis. Setzen Sie hierfür das Minus-Zeichen "-" vor den jeweiligen Begriff, den Sie ausschließen möchten. Zusätzlich muss der Begriff auf den eingeschränkt werden soll mit angegeben werden (im Beispiel: Spielzeug). Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: Spielzeug -Puppe*
→ Das Suchergebnis führt alle Spielzeugobjekte auf, Puppenartikel etc. ausgenommen.
Phrasensuche
Verwenden Sie die Phrasensuche, wenn Sie eine ganz bestimmte Reihenfolge von Begriffen suchen. Setzen Sie hierfür die gesuchte Wortfolge in Anführungszeichen "...".
Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: "Kaiser Wilhelm II"
→ Es werden Suchergebnisse zu Kaiser Wilhelm II aufgeführt.
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Weitere Suchoperatoren (boolsche Operatoren) für die Anpassung der Suche:
Ein Leerzeichen bedeutet in der Suche immer ein ODER (Beispiel: Pastell und Aquarellbemalung = PastellODERundODERAquarellbemalung). Hierbei wird auch deutlich, dass es unter Umständen sinnvoll ist, auf Wörter wie und/oder zu verzichten, weil diese in der Suche anders berücksichtigt werden, als ihr eigentlicher Wortsinn es vorgibt.
Das Plus-Zeichen "+" indiziert ein UND (Beispiel: Pastell+Aquarellbemalung = Sowohl Pastell, als auch Aquarellbemalung).
Das Minus-Zeichen "-" indiziert ein NICHT. So ist es möglich Begriffe auszuschließen.
Ein Plus- bzw. Minus-Zeichen am Anfang indiziert, dass das Wort präsent sein MUSS bzw. NICHT präsent sein DARF.
Anführungszeichen am Anfang und am Ende bedeuten, dass exakt diese Begriffskombination gesucht wird (Beispiel: "Kohle Aktzeichnung" = KohleUNDAktzeichnung, exakt beieinander).
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d)
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Ereignis
Der Suchbereich "Ereignis" ermöglicht Ihnen eine Suche nach wiederholbaren Herstellungsereignissen, nach Bewertung, Rechtsstatus, Fund, Gebrauch, Herstellung, Restaurierung, Vorbesitz, Zugang und Zustand, sowie nach Datums- und Ortsangaben.
Die Suche kann nur über eines der Suchfelder oder über eine Kombination erfolgen.
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Suche nach einem Ereignis
Wählen Sie aus der Liste, die Sie über den Dropdown-Button öffnen können, das gewünschte Ereignis aus.Suche nach Datum
Die Suche "von" – "bis" ermöglicht eine Suche über die Felder "Datum" in den wiederholbaren Ereignissen (z.B. Herstellungsdatum), sowie dem Zugangsdatum, dem Schätzdatum/ Versicherung, oder den Provenienzdaten.
Für die Suche nach einem exakten Datum tragen Sie die Jahreszahl (TT.MM.JJJJ) in das Suchfeld "von" ein. Suchen Sie nach Objekten, die z.B. in einem bestimmten Zeitraum hergestellt worden sind, dann tragen Sie die Daten in die Felder "von" – "bis" ein.Suche nach Vokabular aus Ereignis
Wählen Sie aus der Liste das Vokabular aus, aus dem Sie einen Begriff als Suchparameter auswählen wollen. Den Begriff selbst können Sie in Folge der Auswahl des entsprechenden Vokabulars im danebenstehenden Dropdown-Feld auswählen.Suche nach einem Ereignisort
Zusätzlich können Sie im Suchbereich "Ereignis" auch nach einem bestimmten Ort (z.B. Herstellungsort) suchen. Das Suchfeld "Ort(e)" greift auf die "Orte" zu. Geben Sie die ersten Buchstaben des gesuchten Ortsnamens in das Eingabefeld ein und wählen Sie den gewünschten Ort aus der Vorschlagsliste aus.
Mit dem Button "hinzufügen"
können Sie das Suchfeld duplizieren und einen weiteren Ort der Suche hinzufügen. Die Orte werden dann mit dem Operator UND verbunden, d.h. es werden Datensätze gesucht, die alle angegebenen Orte enthalten.
Kombinierte Suche nach Personen/Organisationen
Gleichzeitig können Sie ihre Suche auf bestimmte Personen oder Organisationen einschränken.
Mit dem Button "hinzufügen"
können Sie das Suchfeld duplizieren und eine weitere Person/Organisation der Suche hinzufügen. Diese werden dann mit dem Operator UND verbunden, d.h. es werden Datensätze gesucht, die alle angegebenen Personen/Organisationen enthalten.
Suche nach Wertangaben
Wählen Sie im Suchbereich "Ereignis" den Ereignistyp "Bewertung" aus. Im Datenfeld "Vokabulareintrag auswählen" können Sie die entsprechende Wertart (Bilanzwert, Schätzwert, Verkehrswert, Versicherungswert) auswählen und in den Wertfeldern nach einer Wertspanne bzw. einem Einzelwert recherchieren.Beispiele Suche Wertspanne:
a) min. Wert: 500,00 bis max. Wert: 1.500,00
→ Im Suchergebnis werden allen Objekte angezeigt, deren Einzelwert innerhalb dieser Wertspanne liegt bzw. dem min./max Wert entspricht.b) min. Wert: 500,00
→ Im Suchergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Einzelwert dem min. Wert entspricht bzw. größer als der min. Wert ist.c) max. Wert: 1.500,00
→ im Suchergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Einzelwert dem max. Wert entspricht bzw. kleiner als der max. Wert ist.Beispiel Suche Einzelwert:
Wenn Sie gezielt nach einem Einzelwert suchen möchten (z.B. 500,00), dann geben Sie diesen Wert sowohl in den Feldern min. Wert und max. Wert an.a) min. Wert: 500,00 und max. Wert 500,00
→ Im Suchergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Einzelwert genau 500,00 beträgt.
Zusätzlich können Sie über das Suchfeld "Personen/Organisationen" gezielt nach der/dem Bearbeiter/in für die Bewertung recherchieren.
Durch die kombinierte Suche nach einem bestimmten Ereignis, Personen/Organisationen, einem Datum und einem Ort, können Sie das Suchergebnis weiter einschränken und spezifizieren.
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e) Freigabestatus
Über die Auswahl "Alle Objekte", "freigegebene Objekte" oder "nicht freigegebene Objekte" können Sie vorab eine Suchanfrage einschränken.
alle Objekte
Die Suche erfolgt über alle Objektdatensätze in der Datenbank.freigegebene Objekte
Die Suche erfolgt nur über die in der Erfassungsmaske mit "Freigabe Portal" markierten und für die Veröffentlichung im Museumsportal freigegebenen Objektdatensätze.nicht freigegebene Objekte
Die Suche erfolgt nur über die in der Erfassungsmaske nicht mit "Freigabe Portal" markierten und für die Veröffentlichung im Museumsportal nicht freigegebenen Objektdatensätze.
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f) Titel
Geben Sie hier einen Begriff oder Teilbegriff aus dem Objekttitel ein. Das Suchfeld hat eine voreingestellte beidseitige Trunkierung. Im Suchergebnis werden alle Objekte aufgelistet, bei denen der gesuchte Begriff im "bevorzugten“ und/oder im "originalen“ Titel eingetragen ist.
Im Suchergebnis wird in der Spalte "Titel“ jedoch nur der "bevorzugte Titel" angezeigt.
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g)
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Suche über Vokabulareinträge
Dieser Suchbereich ermöglicht Ihnen eine hierarchische Suche über Datenfelder, denen ein Vokabular hinterlegt ist (z.B. Objektbezeichnung, Material, Technik). Wählen Sie aus der Liste zunächst das gewünschte Vokabular aus (z.B. Objektbezeichnung).
Geben Sie in das rechte Feld die ersten Buchstaben des Suchbegriffes ein und wählen Sie aus der Vorschlagsliste den gewünschten Vokabularbegriff aus. (z.B. Skizze Zeichnung).
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Klicken Sie auf den Button "hinzufügen" 
, um weitere Suchfelder für Vokabulare zu öffnen und die Suche zu spezifizieren/weiter einzuschränken. Alle Suchbegriffe werden mit dem Operator UND verbunden, d.h. es werden Datensätze gesucht, die alle angegebenen Begriffe enthalten.
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Beispiel:
Suche nach Objekten mit "Material: Holz"
→ Im Suchergebnis werden Ihnen alle Objekte angezeigt, die mit dem Material "Holz" verknüpft sind, aber auch mit einzelnen Holzsorten (Unterbegriffe von Holz), z.B. "Ahorn" oder "Buche“.
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h) Vokabularanmerkungen
Dieses Suchfeld ermöglicht Ihnen die Suche nach Einträgen in den Anmerkungsfeldern der Vokabulare (z.B. Anmerkungsfeld Material). Sie können entweder über alle diese Anmerkungsfelder suchen, oder wählen Sie aus der Dropdown-Liste ein bestimmtes Feld aus und geben Sie rechts daneben den Suchbegriff ein. Auch hier ist eine Leerfeldsuche möglich.
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i) Status
Über dieses Feld können Sie nach allen Objekten suchen, die in der Erfassungsmaske einem bestimmten Objektstatus zugeordnet sind und die Suche dadurch spezifizieren. Wählen Sie hierfür den gesuchten Status aus der Liste aus (z.B. "ausgeschieden“).
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Im Suchergebnis werden Ihnen jetzt alle Objektdatensätze angezeigt, die in der Erfassungsmaske den Status "ausgeschieden“ angegeben haben.
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j) Sammlung
Die Sammlungssuche ermöglicht Ihnen die Suche nach Objekten einer bestimmten Sammlung. Das Suchfeld greift auf die in der Sammlungsverwaltung eingetragenen Sammlungen zu. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Sammlung aus. Hier gibt es auch die Option ein Leerfeld zu suchen, indem rechts neben dem Dropdown Menü ein Haken gesetzt wird.
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k) Anmerkungen bzw. Freitextfelder zum Objekt
Dieser Suchbereich ermöglicht Ihnen eine Suche über Angaben in Textfeldern (z.B. Objektbeschreibung/erweiterte Daten). Sie können entweder über alle diese Textfelder suchen, oder wählen Sie aus der Dropdown-Liste ein bestimmtes Feld aus und geben Sie im Suchschlitz darunter den Suchbegriff ein. Ebenfalls besteht die Option, über ein Häkchen in der Checkbox "Leerfeld suchen“ die Objektdatensätze herauszufiltern, die im ausgewählten Feld keinen Eintrag aufweisen. Über den Button "hinzufügen"
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können Sie weitere Felder hinzufügen.
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l) Standort
Die Standortsuche ermöglicht Ihnen die Suche nach allen Objekten, die sich an einem bestimmten Standort befinden oder einmal befunden haben. Das Suchfeld greift auf die in "Standorte verwalten" angelegten Standorte und auf die mit diesen verknüpften Objektdatensätze zu.
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Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gesuchten Standort aus. Dafür haben Sie auch die Möglichkeit, direkt die Bezeichnung des Standorts einzutippen. Der passende Standortpfad wird Ihnen dann zur Auswahl vorgeschlagen.
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Über die Checkboxen "permanent“ und "vorübergehend“ können Sie zusätzlich auswählen, ob der ausgewählte Standort als Verknüpfung im "permanenten Standort" oder im vorübergehenden "Standort" gesucht werden soll. Ein "permanenter Standort" kann z.B. das Museum im Allgemeinen oder ein Depot sein. Er ist als ein bevorzugter Verwahrungsort zu betrachten. Der wiederholbare "Standort" ist ein vorübergehender, wie z.B. ein Ausstellungsraum oder ein Aufenthalt außer Haus. Der zeitlichem Limitierung entsprechend kann auch ein Datum des Standorts mit durchsucht werden. (Weiteres siehe 2.2.2.6 Standort)
Suche über alle Standorte: Ohne eine Auswahl wird der gewünschte Standort allgemein gesucht, also als "permanenter" aber auch vorübergehender "Standort".
permanent: Mit einem Häkchen in der Checkbox "permanent" fragen Sie die Standorte ab, die als permanente Standorte definiert wurden.
vorübergehend: Als vorübergehende Standorte sind die wiederholbaren Standorte definiert. Suchen Sie also die Vergabe eines Standorts innerhalb des wiederholbaren Standorts, so setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox "vorübergehend".
Nach Auswahl der Checkbox "vorübergehend" haben Sie die Möglichkeit das zuvor ausgegraut dargestellte Feld "Datum" zu befüllen.Datum : Mit Hilfe der Angabe eines Datums können Sie Ihre Suche nach vorübergehenden Standort konkretisieren. Auf den permanenten Standort hat diese Angabe keine Auswirkung.
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Ohne Unterstandorte: Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox "ohne Unterstandorte", wenn Sie einen Standort, der Unterstandorte hat, exakt durchsuchen möchten.
Leerfeld suchen: Die Leerfeldsuche kann als Qualitätskontrolle für Ihre eingegebenen Objektdaten dienen. Wählen Sie z.B. "permanent" und "Leerfeld suchen" aus, um die Objektdatensätze im Suchergebnis zu erhalten, die im permanenten Standort bisher keinen Eintrag haben.
ACHTUNG: Die Option "Leerfeld suchen" sucht nur nicht ausgefüllte Felder. Ein noch nicht hinzugefügter wiederholbarer/vorübergehender "Standort" kann darüber nicht gefunden werden.Bemerkung: Über den Suchschlitz "Bemerkung" können Sie die zu Standorten eingetragenen Bemerkungen durchsuchen.
Insitution ACHTUNG: Möchten Sie ausschließlich über die "Bemerkung" an der Standortverknüpfung suchen, wählen Sie bei nicht vorhandener Standortverknüpfung "Leerfeld suchen" aus und die zu suchende Bemerkung in den entsprechenden Suchschlitz. Ist Ihnen die genaue Standortverknüpfung nicht bekannt oder möchten Sie alle Datensätze mit der entsprechend im Suchschlitz eingetragenen Bemerkung im Suchergebnis erhalten, wählen Sie den obersten Standortknoten aus (dieser trägt ausschließlich die Bezeichnung Ihrer Institution bzw. des
RepositoysRepositorys auf der Datenbank).
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m)
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Werksrecht
Die Suche zum Werkrecht bietet Ihnen sowohl die Funktion, nach dem Rechtstyp zu suchen (gemeinfrei, unklar, urheberrechtlich geschützt), als auch die Suche nach einem bestimmten Rechteinhaber. Hier können Sie über den Button "hinzufügen"
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beliebig viele "Personen/Organisationen" hinzufügen.
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n) Darstellungen
Die Suche über Darstellungen bietet Ihnen die Möglichkeit, Einträge über dargestellte Orte, Personen/Organisationen oder Datierungen zu suchen, die im entsprechenden Feldverbund "Darstellungen“ in der Eingabemaske der "Kunst-/Kulturgeschichte" erstellt wurden.
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