Die Suchfelder unterscheiden sich je nach Struktur des Datenfeldes, das durchsucht werden soll. Es ist möglich in den verschiedenen Kategorien die Suche einzuschränken bzw zu erweitern. Beispielsweise bei der Suche über Vokabulareinträge: enthält nicht / Material / 800er Silber. Über diese Suche werden alle Datensätze ausgenommen, in denen das Material "800er Silber" verknüpft ist.
a) Freigabestatus
Über die Auswahl „alle Objekte“, „freigegebene Objekte“ oder „nicht freigegebene Objekte“ können Sie vorab eine Suchanfrage einschränken.
- alle Objekte
Die Suche erfolgt über alle Objektdatensätze in der Datenbank
- freigegebene Objekte
Die Suche erfolgt nur über die in der Erfassungsmaske mit „Freigabe Portal“ markierten und für die Veröffentlichung im Museumsportal freigegebenen Objektdatensätze.
- nicht freigegebene Objekte
Die Suche erfolgt nur über die in der Erfassungsmaske nicht mit „Freigabe Portal“ markierten und für die Veröffentlichung im Portal nicht freigegebenen Objektdatensätze.
b) Inventarnummer
In diesem Suchfeld können Sie nach „Inventarnummern“ oder nach „alten Inventarnummern“ suchen möchten. Das Suchfeld hat eine voreingestellte beidseitige Trunkierung.
Wählen Sie zunächst aus, in welchem Feld Sie suchen möchten und tragen Sie Zeichenfolge der gesuchten Inventarnummer in das Feld ein.
Alternativ dazu können Sie auch eine unscharfe Suche nach einem bestimmten Inventarnummernkreis bzw. nach einem Teilbegriff einer Inventarnummer abschicken, z.B. Suche nach allen Inventarnummern, die mit „1“ beginnen.
In der Ergebnisliste werden Ihnen die Objekte angezeigt, deren Inventarnummer mit „1“ beginnt (z.B. 1.189.a-b) und die, deren Inventarnummer die „1“ enthält (z.B. E1970.27a).
Sie können nun das Suchergebnis nach Inventarnummern sortieren (s. Kap. Suchergebnis sortieren).
c) Titel
Geben Sie hier einen Begriff oder Teilbegriff aus dem Objekttitel ein. Das Suchfeld hat eine voreingestellte beidseitige Trunkierung. Im Suchergebnis werden alle Objekte aufgelistet, bei denen der gesuchte Begriff im „bevorzugten“ und/oder im „originalen“ Titel eingetragen ist.
Im Suchergebnis wird in der Spalte „Titel“ jedoch nur der bevorzugte Titel angezeigt.
d) Suche über Vokabulareinträge
Dieser Suchbereich ermöglicht Ihnen eine hierarchische Suche über Datenfelder, denen ein Vokabular hinterlegt ist (z.B. Objektbezeichnung, Material, Technik). Wählen Sie aus der Liste zunächst das gewünschte Vokabular aus (z.B. Objektbezeichnung).
Geben Sie in das rechte Feld die ersten Buchstaben des Suchbegriffes ein und wählen Sie aus der Vorschlagsliste den gewünschten Vokabularbegriff aus. (z.B. Skizze).
Klicken Sie auf den Plus-Button
, um weitere Suchfelder für Vokabulare zu öffnen und die Suche zu spezifizieren/weiter einzuschränken.
Beispiel:
Suche nach Objekten mit Material: Holz
→ Im Suchergebnis werden Ihnen alle Objekte angezeigt, die mit dem Material „Holz“
verknüpft sind, aber auch mit einzelnen Holzsorten (Unterbegriffe von Holz), z.B. „Ahorn“
oder „Buche“.
e) Volltext
Die Volltextsuche ermöglicht eine Suche über die verfügbaren Datenfelder (Freitextfelder, Vokabulare, Personen/Institutionen, Bemerkungsfelder). Groß- oder Kleinschreibung wird dabei nicht unterschieden.
Die Volltextsuche eignet sich beispielsweise für eine thematische oder unscharfe Suche. Das unter Umständen große Suchergebnis lässt sich anschließend durch die kombinierte Suche über weitere Datenfelder einschränken und spezifizieren.
Das Suchfeld hat keine voreingestellte Trunkierung (Platzhaltersuche)!
→ Das erlaubt Ihnen eine konkrete Begriffssuche.
Beispiel: Expressionismus
→ Das Suchergebnis umfasst Datensätze, in denen der Begriff "Expressionismus" in einem/ mehreren der oben aufgeführten Datenfelder vorkommt.
Sie können aber auch an gewünschter Stelle eines Wortes das Sternchen * als Trunkierung (= Platzhalter für weitere Buchstabenfolgen) einsetzen.
Das Suchfeld hat eine voreingestellte „ODER“-Suche!
Geben Sie nur einen Begriff in die Volltextsuche ein, dann werden im Suchergebnisse alle Objektdatensätze angezeigt, die diesen Begriff enthalten.
Geben sie mehrere Begriffe hintereinander ein, dann werden alle im Suchergebnisse alle Objektdatensätze angezeigt, die entweder den einen oder den anderen Begriff enthalten.
Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: Heckel Kirchner
→ Das Suchergebnis umfasst Werke, die entweder von dem Künstler Erich Heckel oder von Ernst
Ludwig Kirchner sind
Suchen Sie Objektdatensätze, in denen beide Personen erfasst sind, dann wählen Sie die „und“-Suche.
Zusätzlich stehen mehrere Suchoperatoren zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf einzeln oder kombiniert verwenden können:
- Rechts-Trunkierung (Platzhaltersuche)
Die Rechts-Trunkierung erlaubt die Abkürzung von Suchbegriffen, um eine größere Treffermenge zu erzielen. Setzen Sie hierfür rechts hinter den Suchbegriff das Sternchen * als Platzhalter. Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: hochzeit*
→ Suchergebnisse mit dem Begriff Hochzeit, Hochzeitskleid, Hochzeitszeitung, Hochzeitspokal…
- „UND“-Suche
Die „und“-Suche ermöglicht eine Kombination von mehreren Suchbegriffen, um das Suchergebnis vorab einzuschränken bzw. zu spezifizieren. Setzen Sie hierfür das Plus-Zeichen + vor die jeweiligen Begriffe, die Sie gemeinsam suchen möchten. Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: +mercedes +auto
→ Suchergebnisse zu der Automarke Mercedes Benz
- „OHNE“-Suche
Die „ohne“-Suche ermöglicht den Ausschluss von bestimmten Begriffen im Suchergebnis. Setzen Sie hierfür das Minus-Zeichen - vor den jeweiligen Begriff, den Sie ausschließen möchten Zusätzlich muss der Begriff auf den eingeschränkt werden soll mit angegeben werden (im Beispiel Spielzeug). Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: Spielzeug –Puppe*
→Suchergebnis führt alle Spielzeugobjekte auf, Puppenartikel etc. ausgenommen.
- Phrasensuche
Verwenden Sie die Phrasensuche, wenn Sie eine ganz bestimmte Reihenfolge von Begriffen suchen. Setzen Sie hierfür die gesuchte Wortfolge in Anführungszeichen „…“. Diese Suche kann auch mit den anderen Suchoperatoren kombiniert werden.
Beispiel: „Kaiser Wilhelm II“
→ Suchergebnisse zu Kaiser Wilhelm II
Weitere Suchoperatoren (boolsche Operatoren) für die Anpassung der Suche:
- Ein Leerzeichen bedeutet in der Suche immer ein ODER (Pastell und Aquarellbemalung = PastellODERundODERAquarellbemalung) Hierbei wird auch deutlich, dass es unter Umständen sinnvoll ist, auf Wörter wie und/oder zu verzichten, weil diese in der Suche anders berücksichtigt werden, als ihr eigentlicher Wortsinn es vorgibt.
- Das Pluszeichen indiziert ein UND (Pastell+Aquarellbemalung= Sowohl Pastell, als auch Aquarellbemalung)
- Das Minuszeichen indiziert ein NICHT, so ist es möglich, Begriffe auszuschließen.
- Ein Plus- bzw Minuszeichen am Anfang indiziert, dass das Wort präsent sein MUSS bzw. NICHT präsent sein DARF
- Anführungszeichen am Anfang und am Ende bedeuten, dass exakt diese Begriffskombination gesucht wird („Kohle Aktzeichnung“ = KohleUNDAktzeichnung, exakt beieinander)
f) Ereignis
Der Suchbereich „Ereignis“ ermöglicht eine Suche nach wiederholbaren Herstellungsereignissen, (s. Kap. 3.13., z.B. Entwurf, Herstellung) nach Zugang, Versicherung oder Provenienz, sowie nach Datums- und Ortsangaben.
Die Suche kann nur über eines der Suchfelder oder über eine Kombination erfolgen.
- Suche nach einem Ereignis
Wählen Sie aus der Liste das gewünschte Ereignis aus.
- Suche nach Datumsangaben
Die Datumssuche ermöglicht eine Suche über die Datumsfelder in den wiederholbaren Ereignissen (z.B. Herstellungsdatum), sowie dem Zugangsdatum, dem Schätzdatum/ Versicherung, oder den Provenienzdaten.
Für die Suche nach einem exakten Datum tragen Sie die Jahreszahl (Tag.Monat.Jahr) in das Suchfeld „von“ ein. Suchen Sie nach Objekten, die z.B. in einem bestimmten Zeitraum hergestellt worden sind, dann tragen Sie die Daten in die Felder „von“ – „bis“ ein.
- Suche nach einem Ereignisort
Zusätzlich können Sie im Suchbereich „Ereignis“ auch nach einem bestimmten Ort (z.B. Herstellungsort) suchen. Das Suchfeld „Ort“ greift auf das hinterlegte Ortsvokabular zu. Geben Sie die ersten Buchstaben des gesuchten Ortsnamens in das Eingabefeld ein und wählen Sie den gewünschten Ort aus der Vorschlagsliste aus. - Kombinierte Suche nach einer Person/Institution
Gleichzeitig können Sie ihre Suche auf bestimmte Personen oder Institutionen einschränken.
Durch die kombinierte Suche nach einem bestimmten Ereignis, Person/Institution , einer Datumsangabe und einem Ort können Sie das Suchergebnis weiter einschränken und spezifizieren.
g) Personen/Institutionen
Der Suchbereich „Personen/Institutionen“ ermöglicht Ihnen eine Suche über alle Personenfelder. Das Suchfeld greift auf die gemeinsame Personen- und Körperschaftsdatenbank zu. Die Suche nach einer Person/Institution kann zusätzlich durch die Auswahl einer bestimmten Rolle (z.B. Rolle „Künstler“, „Zubringer/Zugang von“) weiter spezifiziert werden.
Die Personensuche ist ein Mehrfachfeld. Klicken Sie auf den Plus-Button
, um ein weiteres Suchfeld zu öffnen.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Personenrolle aus.
Tragen Sie in das Suchfeld rechts daneben den Nachnamen/Namen der gesuchten Person/Institution ein oder wählen Sie ihn aus der Liste aus.
→ Im Suchergebnis werden Ihnen jetzt alle Objektdatensätze angezeigt, in denen der ausgewähle Künstler mit der Rolle „Künstler/in“ erfasst ist.
h) Status
Über dieses Feld können Sie nach allen Objekten suchen, die in der Erfassungsmaske einem bestimmten Objektstatus zugeordnet sind und die Suche dadurch spezifizieren (zum Status s. Kap. 3.4). Wählen Sie hierfür den gesuchten Status aus der Liste aus (z.B. „ausgeschieden“).
Im Suchergebnis werden Ihnen jetzt alle Objekte angezeigt, die in der Erfassungsmaske den Status „ausgeschieden“ angegeben haben.
i) Sammlung
Die Sammlungssuche ermöglicht Ihnen die Suche nach Objekten einer bestimmten Sammlung. Das Suchfeld greift auf die in der Sammlungsverwaltung eingetragenen Sammlungen zu. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Sammlung aus. Hier gibt es auch die Option ein Leerfeld zu suchen, indem rechts neben dem Dropdown Menü ein Haken gesetzt wird.
j) Anmerkungen bzw. Freitextfelder zum Objekt
Dieser Suchbereich ermöglicht Ihnen eine Suche über Angaben in Textfeldern (z.B. Objektbeschreibung/erweiterte Daten). Sie können entweder über alle diese Textfelder suchen, oder wählen Sie aus der Dropdown-Liste ein bestimmtes Feld aus und geben Sie rechts daneben den Suchbegriff ein. -Wieder mit der Option auch ein Leerfeld zu suchen. Über den Plus Button können sie weitere Felder hinzufügen.
k) Vokabularbemerkungen
Dieses Suchfeld ermöglich Ihnen die Suche nach Einträgen in den Bemerkungsfeldern der Vokabulare (z.B. Bemerkungsfeld Material). Sie können entweder übe alle diese Bemerkungsfelder suchen, oder wählen Sie aus der Dropdown-Liste ein bestimmtes Feld aus und geben Sie rechts daneben de Suchbegriff ein. Ebenso möglich: die Leerfeldsuche.
l) Standort
Die Standortsuche ermöglicht Ihnen die Suche nach allen Objekten, die sich an einem bestimmten Standort befinden. Das Suchfeld greift auf die in der Standortverwaltung angelegten Standorte zu. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gesuchten Standort aus.
n) Werksrecht
Die Suche zum Werksrecht bietet Ihnen sowohl die Funktion nach dem Rechtstyp zu suchen
(gemeinfrei, unklar, urheberrechtlich geschützt), als auch die Suche nach einem bestimmten Rechteinhaber. HIer können sie über den Plus Button 
beliebig viele Personen hinzufügen.
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